Ein Coworking-Vertrag wirkt häufig unkomplizierter als ein klassischer Gewerbemietvertrag. Trotzdem solltest du die Bedingungen sorgfältig lesen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Zugangszeiten und Zusatzkosten können sich von Anbieter zu Anbieter erheblich unterscheiden.
Die folgende Checkliste hilft dir dabei, wichtige Fragen vor der Unterschrift zu klären. Sie ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung, bietet aber eine praktische Orientierung für den Vergleich verschiedener Angebote.
1. Welche Leistung wird vertraglich gebucht?
Prüfe zunächst, was dir der Anbieter genau zur Verfügung stellt. Begriffe wie Mitgliedschaft, Arbeitsplatz, Flex Desk oder Büro können unterschiedliche Leistungen umfassen.
Im Vertrag sollte möglichst eindeutig beschrieben sein:
- welches Arbeitsplatzmodell du buchst,
- ob ein bestimmter Schreibtisch oder Raum reserviert ist,
- welche Gemeinschaftsflächen du nutzen darfst,
- für wie viele Personen die Mitgliedschaft gilt,
- an welchem Standort die Leistung erbracht wird.
Bei Anbietern mit mehreren Standorten solltest du klären, ob deine Mitgliedschaft nur für einen Space oder für das gesamte Netzwerk gilt.
2. Wie lange läuft der Vertrag?
Coworking-Angebote können tageweise, monatlich oder mit einer längeren Mindestlaufzeit gebucht werden. Eine längere Vertragsdauer kann einen günstigeren Monatspreis ermöglichen, schränkt aber deine Flexibilität ein.
Prüfe, ob sich der Vertrag nach der Mindestlaufzeit automatisch verlängert und für welchen Zeitraum die Verlängerung gilt.
3. Welche Kündigungsfrist musst du beachten?
Die Kündigungsfrist sollte klar im Vertrag stehen. Achte außerdem darauf, in welcher Form und bis zu welchem Zeitpunkt die Kündigung beim Anbieter eingehen muss.
Wichtige Fragen sind:
- Ist eine Kündigung per E-Mail möglich?
- Gibt es ein Kundenportal?
- Muss die Kündigung schriftlich erfolgen?
- Zu welchem Datum endet die Mitgliedschaft?
- Gilt nach einer automatischen Verlängerung eine andere Frist?
Speichere die Kündigungsbestätigung und andere wichtige Vertragsunterlagen dauerhaft ab.
4. Welche Leistungen sind im Preis enthalten?
Der beworbene Monatspreis umfasst nicht zwangsläufig alle benötigten Leistungen. Bitte um eine genaue Übersicht der enthaltenen Services.
Typische Leistungen sind:
- Arbeitsplatz und WLAN,
- Nutzung der Küche und Gemeinschaftsflächen,
- Kaffee, Tee oder Wasser,
- Druck- und Kopierkontingente,
- Meetingraumstunden,
- Telefonkabinen,
- Schließfächer,
- Postannahme,
- Geschäftsadresse,
- Zugang zu Veranstaltungen.
Lass dir erklären, welche Leistungen inklusive sind und welche separat berechnet werden.
5. Können Preise während der Laufzeit geändert werden?
Prüfe, ob der Vertrag Regelungen zu Preisänderungen enthält. Wichtig ist, unter welchen Voraussetzungen der Anbieter den Preis anpassen darf und wie früh du darüber informiert wirst.
Kläre auch, welche Möglichkeiten du hast, wenn du mit einer Preisänderung nicht einverstanden bist.
6. Gibt es eine Kaution oder Einrichtungsgebühr?
Bei festen Arbeitsplätzen, Privatbüros, Schlüsseln oder Zugangskarten kann eine Kaution verlangt werden. Im Vertrag sollte stehen, wie hoch sie ist und unter welchen Bedingungen sie zurückgezahlt wird.
Erkundige dich außerdem nach einmaligen Aufnahme-, Einrichtungs- oder Bearbeitungsgebühren.
7. Wann darfst du den Space betreten?
Öffnungszeiten und persönliche Zugangszeiten sind nicht immer identisch. Ein Space kann beispielsweise rund um die Uhr für bestimmte Mitglieder zugänglich sein, während Empfang und Service nur tagsüber verfügbar sind.
Prüfe:
- an welchen Tagen du Zugang hast,
- ob Wochenenden und Feiertage eingeschlossen sind,
- ob für den Zugang außerhalb der Bürozeiten ein Aufpreis gilt,
- wie der Zugang technisch funktioniert,
- was bei Verlust einer Karte oder eines Schlüssels passiert.
8. Wie werden Meetingräume gebucht?
Meetingräume können im Grundpreis enthalten, rabattiert oder vollständig kostenpflichtig sein. Prüfe die Buchungsregeln und mögliche Stornierungsgebühren.
Frage außerdem:
- Wie viele Stunden sind monatlich enthalten?
- Wie weit im Voraus kann gebucht werden?
- Was passiert bei Überschreitung der reservierten Zeit?
- Dürfen externe Gäste teilnehmen?
- Ist Präsentations- oder Videokonferenztechnik inklusive?
9. Welche Regeln gelten für Gäste?
Wenn du regelmäßig Kunden, Bewerber oder Geschäftspartner empfängst, solltest du die Gästeregeln genau kennen.
Manche Anbieter erlauben kurze Besuche kostenlos. Andere berechnen Tagespässe oder beschränken Gäste auf Meetingräume. Kläre auch, ob Besucher angemeldet werden müssen und wer für ihr Verhalten verantwortlich ist.
10. Welche Hausordnung gilt?
Die Hausordnung kann Bestandteil des Vertrags sein. Sie enthält häufig Regeln zu Lautstärke, Telefonaten, Sauberkeit, Küchenbenutzung, Veranstaltungen und Sicherheit.
Besonders bei offenen Arbeitsbereichen solltest du prüfen, ob die Regeln zu deinem Arbeitsstil passen. Wer täglich viele Gespräche führt, benötigt möglicherweise einen Tarif mit Privatbüro oder ausreichend Telefonkabinen.
11. Wie werden Datenschutz und IT-Sicherheit behandelt?
In einem offenen Arbeitsumfeld können andere Personen Bildschirme, Gespräche oder Dokumente wahrnehmen. Der Coworking-Space stellt zwar die Umgebung bereit, du bleibst jedoch für den sicheren Umgang mit deinen Arbeitsinformationen verantwortlich.
Prüfe deshalb:
- ob es ein separates Gastnetzwerk gibt,
- ob vertrauliche Telefonate in geschlossenen Räumen möglich sind,
- ob abschließbare Schränke vorhanden sind,
- wie Besucher Zugang zum Gebäude erhalten,
- ob Arbeitsbereiche videoüberwacht werden.
Vertrauliche Unterlagen solltest du nicht unbeaufsichtigt auf offenen Schreibtischen liegen lassen.
12. Was passiert bei Schäden, Ausfällen oder Standortänderungen?
Der Vertrag sollte erklären, wie mit Schäden an Einrichtung und Geräten umgegangen wird. Prüfe, ob und in welchem Umfang du für selbst verursachte Schäden haftest.
Relevant sind außerdem Regelungen für Situationen, in denen ein Arbeitsplatz, ein Raum oder der gesamte Standort vorübergehend nicht genutzt werden kann. Bei Anbietern mit mehreren Niederlassungen solltest du fragen, ob dir in diesem Fall ein alternativer Standort angeboten wird.
Zusätzliche Fragen bei einem Privatbüro
Bei einem eigenen Büro kommen weitere Punkte hinzu:
- Wie viele Personen dürfen das Büro nutzen?
- Darf das Team während der Laufzeit erweitert werden?
- Können Möbel ausgetauscht oder ergänzt werden?
- Darf das Firmenlogo angebracht werden?
- Wie werden Strom, Reinigung und Nebenkosten berechnet?
- Ist das Büro tatsächlich abschließbar?
- Wer besitzt einen Zugangsschlüssel?
Checkliste vor der Vertragsunterzeichnung
- Arbeitsplatz und Standort sind eindeutig beschrieben.
- Mindestlaufzeit und Verlängerung sind verständlich.
- Die Kündigungsfrist ist bekannt.
- Alle enthaltenen Leistungen sind aufgelistet.
- Zusatzkosten wurden geprüft.
- Regelungen zu Preisänderungen sind verständlich.
- Kaution und einmalige Gebühren sind bekannt.
- Zugangszeiten entsprechen dem eigenen Arbeitsalltag.
- Meetingraum- und Gästeregeln sind geklärt.
- Hausordnung und Sicherheitsregeln wurden gelesen.
- Haftungsregelungen wurden geprüft.
- Alle mündlichen Zusagen wurden schriftlich bestätigt.
Fazit: Nicht nur den Monatspreis vergleichen
Ein Coworking-Vertrag sollte zu deiner aktuellen Situation passen und gleichzeitig ausreichend Flexibilität für Veränderungen bieten. Vergleiche deshalb nicht nur den Preis, sondern auch Laufzeit, Kündigung, Zugang, Zusatzkosten und die tatsächlich enthaltenen Leistungen.
Bitte den Anbieter um Klärung, wenn einzelne Bedingungen unverständlich sind. Bevor du dich entscheidest, kannst du im Coworking-Verzeichnis weitere Spaces, Büroangebote und Business Center vergleichen.